第二章徵信工作的步驟與方法

第 二 章 徵信工作的步驟與方法
徵信工作之進行，首須擬定調查計劃，決定實施調查步驟，進而蒐集資料情報，並加整理比較分析，去蕪存菁，給予適當研判，而編具調查報告。
第 一 節 擬訂計劃
客戶申請授信時，因授信之性質、期間之長短、金額之大小，各有不同，且因徵信範圍廣泛，宜有一計劃，俾利遵循漸進以免漫無頭緒之調查，浪費銀行有限之人力、時間與物力，而收事半功倍之效。擬訂計劃之方法為：
1.確定調查重點：徵信範圍廣泛，又授信之性質、期間、金額及客戶新舊有所差別，應依實際需要確定調查重點。
2.選定調查事項：根據調查重點及其有關聯者，選定調查事項，確立調查範圍。按徵信準則之規定銀行對企業授信分為短期授信與中長期授信二種，並分別列舉有關調查事項如短期授信包括企業之組織沿革、企業及其主要負責人一般信譽、企業之設備規模概況、業務狀況、存借款及保證往來、財務狀況、關係企業及集團企業資料表、關係企業三書表；而中長期授信之週轉資金授信另加徵提營運計劃、現金流量預估表、預估資產負債表、預估損益表，中長期其他專案授信則再加徵提個案資金來源去路表、建廠進度表。
3.實施調查計劃：決定如何蒐集資料、如何連繫查證有關單位、如何安排時間，用以實施調查計劃。
第 二 節 蒐集資料
徵信調查經研擬計劃之後，即須就所確立之調查範圍進行收集資料的工作。
一、平時：徵信單位隨時蒐集報章、雜誌、圖書及個人、個別企業、行業、社會經濟、財政金融、市場情況、國際貿易等有關資料，成立專卷，並編目錄，註明發表日期及資料來源以備應用。
二、調查時：
(一)徵信所需資料，由營業單位於接受申請時一併索齊，資料不齊則應洽客戶於一定期限內儘速補齊。所有公司之資料均應加蓋公司印鑑章。影本並應索借正本核對無誤後加蓋「與正本相符」章。
(二)企業授信案件應索取之基本資料如下：
1.授信戶資料表 (銀行公會統一格式)。
2.登記證件影印本 (公司執照、公司設立/變更登記表、營利事業登記證、工廠登記證、出進口廠商登記卡等)。
3.章程(或合夥契約)影本。
4.股東名冊 (或合夥名單) 及董監事名冊。若股東眾多，則以主要股東持股比率為前十位之大股東及其持股比率名冊。上市(櫃)公司得以最新之公司變更登記表取代股東名冊。
5.董事長、總經理或主要負責人個人資料。
6.最近三年度資產負債表、損益表或會計師財務報表查核報告，以及最近一季暫結資產負債表及損益表。
7.同一關係企業及集團企業資料表，有關係企業之公開發行公司最近年度之關係企業三書表(關係報告書、關係企業合併營業報告書及合併財務報表)。
8.最近一年之營業稅單影本及最近之營業稅單影本。(上市及上櫃公司有合格會計師簽證之財務報表者免)。中長期授信：除上述1至8相同外，屬週轉資金授信另加徵授信期間之現金收支預估表(或預估現金流量表)及營運計劃。(中長期授信金額達二億元以上，包括短期授信展期續約超過一年以上者適用)。其他中長期授信總授信金額(聯合徵信中心查詢餘額+本次申貸額度-存單質借-出口押匯-進口押匯)達二億元者則加送個案預計資金來源去路表、建廠進度表、營運計劃、現金流量預估表、預估資產負債表、預估損益表)。預估年度應與貸款年限相同。
(三)銀行同業、政府機關及公營事業、政府計劃性授信案件、提供本行定存單十足擔保之授信案得酌情索取相關資料。
(四)國際金融業務分行之國際聯貸案件，得依國際聯貸之特性，酌情索取相關資料，配合辦理徵信，
(五)個人授信應檢送個人資料表 (銀行公會統一格式) 。
(六)年度財務報表以經會計師辦理融資或財務簽證(授信戶若屬公開發行則應檢附長式查帳報告)或由借款申請人檢附加蓋稅捐機關印信之申報所得稅報表為準。其中暫結報表可由公司內部結算資料即可，但應向授信戶徵提聲明書。但總授信歸戶金額達主管機關規定，必須經會計師融資或財務簽證者，應遵照規定辦理。依財政部規定新台幣三千萬元(含)以上。授信種類包括一般放款、遠期信用狀及保證款項(辦理發行商業本票保證無論是否達新台幣三千萬元均須徵提財簽)。總授信歸戶金額係指上述三項之總餘額加上新申請之額度。總餘額之認定係以聯合徵信中心最新之授信餘額歸戶明細表所列金額與客戶自行申報之數字兩者孰大者為準，如客戶自行申報之數字較大，即可逕予認定，反之則可請客戶提出適當之證明或與有關銀行查詢後認定。

在資料蒐集過程中應特別注意下列各點：
1.應與銀行同業、政府機關、企業團體及徵信機構等單位經常聯繫，以利資料來源更充裕可靠。
2.經常補充或更新資料，使能顯示客戶信用與經營實態。
3.資料應以檔卷作有系統的分類、整理、保存。
4.資料之蒐集應保持完整性與連續性。
5.宜至少蒐集三年以上資料，以資比較。
6.蒐集資料應配合調查計劃，並須考慮客戶或提供機構所需耗費之人力與時間。
第 三 節 徵信調查方式
資料收集之項目繁多，範圍亦廣，所得資料應多方面查證分析，探求其真實性，去偽存真，使建檔收集之資料具有實際參考價值。查證方式有二：
一、直接調查 (實地調查) ：
(一)訪問：赴辦公處所與被調查廠商之負責人或高級主管及經辦人員晤談，瞭解其組織、沿革、經營管理、產銷策略等一般情況，如有疑問應請其說明並提供詳實資料。
(二)實地勘察：赴工廠瞭解其設備規模、生產程序、生產原料之種類及其來源、存貨管理、生產管理等情形。
二、間接調查 (側面調查) ：
(一)向票據交換所查詢其有無退票及拒絕往來等不良紀錄。
(二)向聯合徵信中心調閱其徵信資料及查詢本行待查戶資料庫。
(三)向聯合徵信中心查詢其向各金融機構之借款情形及進出口實績。
(四)向其同業或該業同業公會查詢該公司及其負責人之信譽、經營能力及其業界之地位等。
(五)向其他行庫查詢有關事項。
(六)就報章雜誌所登載有關資料加以分析及研判。
(七)股票上市之公司，可由其股票價位之漲跌反映一般投資大眾對該公司投資之興趣，與經營能力之高低以及市場資金之流向。
徵信人員在執行任務時，應隨時隨地提高注意力和警覺性，觀察分析每一細節與整體，以及二者之間相互關係，因此徵信工作人員除應具備廣泛的知識外，對於銀行業務有關法令規章尤應有相當的瞭解，茲將必須注意事項，擇要如下：
１、徵信人員之態度應和藹可親，使對方樂於提供確實資料，說明真實內情。
２、徵信人員立場必須做到客觀而公正。
３、在訪問客戶前，徵信人員應作充份準備，以期事先獲得概括性的瞭解，事後如發現遺漏之問題，應立即以電話或函件向客戶查詢。
４、徵信人員與授信人員，各有其獨立的地位，所以徵信人員對客戶不宜表示自已對於授信的意見。
５、客戶大多只顧宣揚優點，隱瞞缺點，故徵信人員應努力發掘事實。
６、徵信資料屬於密件，徵信人員不得隨便對外洩露。
第 四 節 徵信調查分析範團
一、基本調查：
從企業成立的動機，負責人、主要經營者、組織、資本等的變革，主要產品及業務，員工狀況，業界地位，商譽、商標、專利等的評價，主要往來銀行，與往來銀行，與本行的關係，存放款實績，關係企業，轉投資情形，國外廠商代理與合作的關係等，概括地為這個企業描繪初步的輪廓。
二、財務狀況之調查：
就資產負債表、損益表、盈虧撥補表、銷管費用明細表，利用財務數字，配合財務分析的各種工具，探究企業營業收入、總資產、純益等的成長情形，與財務結構、償債能力、經營效率、獲利能力等狀況。
三、營運狀況之調查：
以企業實體的經營活動為重點，探討其營運狀況是否旺盛。這方面所應調查的範團很廣，舉凡生產流程的規劃、主要設備的安置及其利用程度、保養與安全防護、公害防治、原料來源與庫存、存量管制、物料管理、技術的開發、產品設計、環境的整治、有無發展餘地、立地條件、行銷活動、推廣銷路等，均須一一檢討，方能獲致具體的結論。
四、經營管理之調查：
經營活動能否順利進行，內部管理實為關鍵性的因素。因此，有關經營者本身的學識、涵養、能力，管理當局的陣容，培育與訓練工作，員工的來源，勞資間的關係，待遇與福利措施，管理制度的規範與制訂，內部協調情形，個別員工的工作態度，組織整體的效率風氣等，都須適當的診察。
五、預計損益與償債能力的調查：
屬於短期週轉之放款，可以資產變換之方式來評析其償債能力。如果其用途屬於長期性之融資，償債能力則以現金流量之分析為前提，其間尤其須著重於借戶之未來盈餘的能力與獲取外部資金之可行性，亦即須檢視預估資金流量之品質、數量及趨勢。
六、經營環境的適應力及企業展望：
企業經營之成敗，除其本身業務推展之能力與內部管理之強弱外，尚須受外在因素的影響。經濟景氣的變化，產業動向的趨勢，在評估一企業的信用時亦不能忽略。企業經營策略是否顧及此類因素的因應與過去適應情形，均在徵信的範圍內。
第 五 節 綜合研判
徵信工作自擬訂計劃開始，經蒐集資料與調查分析後，最後必須全盤綜合研判，下定結論。由於徵信是一綜合性的工作，其研判之對象，自須針對客戶經營環境、組織與管理、業務情形及財務狀況綜合研討，判定其信用狀態，展望其前途演變。
徵信既係綜合各項要素予以判斷衡量，惟究竟以何種要素為重心，以及偏重之程度若何，因銀行往來對象眾多，有製造商，有買賣商，有大企業，形形色色，各有千秋，難以訂定一種通用之標準比重，亦無一定之準則或程式可資遵循，故必須按企業性質，收集多數實例，輔以經驗求其比重，或靠實際工作中，就客戶之特點、問題及各種要素細心、認真及機智地予以瞭解權衡。概言之，對大企業得以財務報表分析為綜合研判之中心，對中小企業則以考查經營者為重點。惟處於今日經濟情勢多變之社會，經營環境條件之研判有時實極重要。
第 六 節 撰寫報告
徵信人員於資料蒐集齊全，並加整理查證，綜合研判後，應即著手撰寫報告。徵信報告可謂為管理授信之一種工具，又就其報告功能言，閱覽徵信報告，可知曉客戶資料與徵信工作之梗概，不必就全部信用資料檔卷，一一詳閱，並且徵信人員調查之心得與見解，藉報告文書之表達，使任何人在任何時間皆可利用，即使更換經辦人員時，繼任人員可不必縱覽全卷，節省許多時間。
徵信人員於撰寫徵信報告時，應特別注意下列事項：
一、充分表達的原則：徵信報告是在對一企業的信用情形作一綜合的描述，報告之撰寫宜就其輕重緩急予以適當的安排，最主要的是將企業整體經營現狀作充分具體的表達。
二、客觀的立場：報告之內容，不可盡信客戶之言，亦不可完全自我判斷，甚至避重就輕或歪曲事實。應堅守誠信之原則，不隱揚善惡，不誇大其實，公正客觀，就事論事。
三、把握重點，簡單明瞭：辦理信用調查過程中，所蒐集的資料必然甚多，報告的撰寫宜把握重點，就問題的核心深入探討，避免對外圍項目過份渲染，或運用不必要的財務比率及數字，以求簡單明瞭。措辭宜求平實，儘量以數字佐証，避免使用極端刺眼的用語，以免引發錯覺。